Les étapes clés pour commencer:

1 Configure ton compte

2 Configure ton adresse email

3 et personnalise les emails envoyés par Fotostudio

4 Personnalise les contrats

5 Organise les paiements: acomptes, soldes, paiement en ligne

6 Gère les types de séance et les tarifs

7 Automatise l'envoi d'emails et la création de tâches

1. Configure ton compte

Tu peux voir et modifier tous les détails de ton compte en allant dans "mon compte" avec l'avatar en bas à gauche dans ton écran Fotostudio.

Tu trouveras ici:

Mon profil:

Dans cette section, tu peux encoder tes données : (nom, prénom, email, téléphone, photo de profil, etc.) ainsi que changer le mot de passe du compte et les profils régionaux.

Mon entreprise:

Dans cette section, tu vas pouvoir remplir les champs qui te permettront d’établir tes contrats, devis et factures : nom de ton activité, numéro de compte bancaire, numéro de TVA et l’adresse de ton siège social.

Personalisation:

Cette section te permet de:

• personnaliser l'interface client (une page privée sur laquelle les clients peuvent consulter les documents comme devis, contrats, factures, questionnaires) avec ton logo et la couleur principale de ton activité
• et gérer les identités visuelles
• personnaliser la signature des emails qui seront envoyés via Fotostudio
• choisir l’éditeur de texte à utiliser
• et choisir la couleur de ton interface Fotostudio parmi trois options

2. Configure ton adresse email..

Par défaut, les emails envoyés depuis Fotostudio viennent de noreply@fotostudio.io. Quand ton client te répond, il voit bien ton adresse email, donc la réponse arrive directement chez toi.

Nous te conseillons toutefois de configurer ton adresse pro, car utiliser une adresse personnalisée améliore ta crédibilité et la délivrabilité de tes emails (ils ont moins de risque d’arriver en spam).

Tu peux envoyer tes emails depuis ton adresse pro, soit en connectant ton compte Google, soit en configurant ton propre serveur email.

• Pour connecter Google : va dans Mon compte > Mon compte Google et clique sur « Connexion avec Google ». C’est simple et ça synchronise aussi ton agenda.
• Pour configurer un serveur email : va dans Messagerie > Paramètres > Serveur d’envoi/réception, choisis « Utiliser mon serveur mail » dans la liste "Méthode d'envoi" uis entre les infos de ton fournisseur (serveur, email, mot de passe).

3. ..et personnalise les emails envoyés par Fotostudio

Les modèles d’emails (Modèles de données > Emails) te permettent de personnaliser tous les messages automatiques envoyés par Fotostudio (devis, contrats, factures…) : ton, tutoiement/vouvoiement, style… Et tu peux aussi créer tes propres modèles pour gagner du temps et éviter de réécrire toujours les mêmes messages.

4. Personnalise les contrats

Dans Modèles de données > Contrats et CGV, crée ton propre contrat ou utilise un modèle proposé par Fotostudio. Tu peux adapter librement le texte et les variables selon ton activité. Il est aussi possible d’avoir un contrat spécifique pour chaque type de shooting.

Grâce aux variables comme {prenom} ou {seance_date}, tes contrats s’adaptent automatiquement à chaque client. Une fois envoyé, le contrat pourra être signé en ligne très simplement.

5. Organise les paiements: acomptes, soldes, paiement en ligne

💰 Acompte

Par défaut, Fotostudio génère une facture d’acompte de 30 % dès qu’un contrat est signé. Tu peux activer le paiement en ligne pour que tes clients règlent immédiatement.

Tu préfères un autre montant ou ne pas facturer automatiquement ?

Personnalise tout ça dans les plans de paiement : montant fixe ou pourcentage, ou même désactivation totale de l’acompte.

Tu peux aussi associer un plan de paiement à chaque type de séance (ex. : 30 % pour un studio, 100 % pour une mini-session…) quand tu le configure (voir point 6)

🧾 Solde

Pour facturer le reste à payer, rends-toi dans l’onglet “Devis et factures” du shooting.

Tu peux générer automatiquement la facture finale selon le plan de paiement, ou créer une facture libre.

📌 Petite astuce : travaille toujours depuis la fiche shooting pour bénéficier des automatisations (plutôt que depuis la fiche contact, à réserver pour les cas particuliers comme des commandes de produits).

💳 Paiement en ligne

Tu peux proposer le paiement en ligne dans Modules > Paiement > Paiements en ligne ou Comptabilité > Paiements en ligne

Avantages : paiement instantané, validation immédiate du shooting, plus besoin de vérifier ton compte bancaire.

📉 Attention, une commission est prélevée par Stripe/Mollie/PayPal. Tu peux désactiver le paiement en ligne pour certains types de shooting ou pour une facture spécifique.

🔧 Autres moyens (virement, chèque, espèces…) : indique tes instructions dans le champ “Autres” pour qu’elles apparaissent sur la facture (ex. : RIB).

Tous les paiements peuvent être enregistrés manuellement pour suivre ta comptabilité avec le bouton “Actions -> ajouter un paiement”.

6. Gère les types de séance et les tarifs

Configure tes séances

Les types de shootings (mariage, boudoir, corporate, etc.) te permettent d’organiser tes séances et d’y appliquer des paramètres par défaut : tarifs, contrat, CGV, plan de paiement, workflow, adresse, etc.

Tu peux créer et gérer tes types dans Shootings > Paramètres > Types de shooting. Chaque type a un nom + couleur pour mieux visualiser ton agenda.

Paramètres configurables :

• Couleur
• Contrat par défaut (signable en ligne)
• CGV (affichées sur devis/factures)
• Plan de paiement (ex. 30% / 70%).
• Workflow (emails/tâches automatisés), plus d'info dans l’étape suivante
• Adresse par défaut (optionnel, utile pour les shootings en studio)
• Options : validation auto, paiement en ligne, affichage en réservation en ligne

Gagne du temps en configurant tes tarifs

Dans Shooting > Tarifs , tu peux enregistrer tes prestations, produits et options.

Un produit correspond aux produits vendus hors séance: albums, tirages, ...

Une option peut quant à elle représenter une heure supplémentaire, le choix de plusieurs décors, etc.

Pour chaque tarif, indique un nom, une description (visible sur les devis et factures), un prix TTC et le taux de TVA. Tu peux associer chaque tarif à un ou plusieurs types de shootings, pour les retrouver facilement lors de la création de devis ou factures.

Ajoute aussi une image si tu veux rendre ton catalogue plus visuel pour tes clients.

7. Automatise l’envoi d’emails et la création de tâches

Les workflows, dans le menu Modules > Workflows, te permettent d’automatiser certaines tâches comme l’envoi d’e-mails, de SMS ou la création de rappels dans ton agenda, à différents moments clés d’une séance (création, confirmation, date de la séance).

Donne un nom à ton workflow, par exemple Grossesse si tu veux automatiser tout ce qui concerne les séances maternité.

Tu verras alors apparaître trois colonnes :

• Création de la séance
• Confirmation de la séance
• Date de la séance

Ces colonnes représentent des moments-clés dans le parcours client. À chacun de ces moments, tu peux déclencher des actions automatiques : avant, après ou même pile à ce moment-là.

Exemples d’actions automatiques dans un workflow

• Email de confirmation → Envoyé automatiquement après la signature du contrat ou le paiement de l’acompte, pour confirmer officiellement la séance.
• SMS de rappel → Envoyé 1 à 3 jours avant la date de la séance pour rappeler l’heure, l’adresse et les infos pratiques au client.
• Envoi d’un questionnaire → Par exemple, un formulaire à remplir juste après la création de la séance pour mieux connaître les attentes ou les contraintes du client.
• Envoi automatique de la facture de solde → Programmée quelques jours avant la séance, ou juste après, selon ton mode de fonctionnement.
• Tâche pour le photographe → Exemple : “Préparer les accessoires studio”, “Vérifier le solde payé”. Ces tâches s’ajoutent dans ton agenda personnel.

8. Configure ton calendrier pour la réservation en ligne

Mini sessions

Les mini sessions sont un module pratique pour proposer plusieurs créneaux courts sur une même journée, parfait par exemple pour Noël. Tu définis la date, la durée de chaque séance (par exemple 20 minutes) et la pause entre chaque (par exemple 10 minutes), puis tu génères automatiquement tous les créneaux disponibles. Si certains créneaux sont déjà pris ou bloqués dans ton agenda, le système t’en informe en rouge et empêche les doubles réservations. Tu peux aussi modifier facilement les dates ou ajouter des créneaux spécifiques à ta convenance. L’intérêt est d’organiser rapidement plusieurs petites séances en lot, sans avoir à les créer une par une. C’est idéal pour des événements ponctuels comme les séances de Noël, mais aussi pour des séries régulières (grossesse, famille, nouveau-né) en définissant une récurrence.

Réservations en ligne

Les réservations en ligne fonctionnent sur un principe similaire mais plus flexible : tu crées un planning hebdomadaire avec des plages horaires personnalisées (par exemple du lundi 9h30 à 12h puis 13h à 18h) et la durée des séances varie selon tes besoins. Tu peux aussi définir une pause entre chaque réservation pour gérer ton temps. Les clients peuvent alors choisir précisément leur créneau, parfois même à la minute près (10h15, 10h20…), ce qui est pratique pour des prestations variées. Plusieurs options importantes sont paramétrables : délai minimal pour réserver (exemple 48h avant la séance), libération automatique des créneaux non finalisés ou non payés après 15 minutes, blocage automatique des disponibilités si un rendez-vous est pris dans ton agenda personnel. Le système te permet également de limiter le nombre de séances par jour pour mieux gérer ta charge de travail. Enfin, tu disposes de liens spécifiques à chaque type de séance ou d’un lien global pour que tes clients réservent en toute autonomie depuis ton site.

Catalogues

Le module catalogue te permet de créer et gérer différents types de prestations avec leurs tarifs, collections et options. Cela s’intègre aux mini sessions et aux réservations en ligne, car le client sélectionne le type de séance (mini session Noël, séance grossesse, etc.) puis choisit la formule qui lui convient parmi tes offres. Tu peux aussi appliquer des codes promo et gérer les plans de paiement (acompte, paiement intégral). Le catalogue centralise toutes tes prestations, ce qui facilite la présentation claire aux clients et l’organisation interne. Associé aux modules de réservation, il te permet d’automatiser la gestion commerciale et de proposer une expérience fluide à tes clients.

Mis à jour le : 17/07/2025